De nos jours, il est devenu essentiel de transférer ses données professionnelles sur un support numérique. Les entreprises, tout comme les particuliers, se doivent d’investir dans une solution durable afin d’être plus productifs, réactifs et surtout pour plus de sécurité. Parmi les options les plus sollicitées, se trouve la dématérialisation des documents. En effet, vu qu’ils sont souvent présentés sous format papiers, ces derniers sont polluants et nuisent à la préservation de l’environnement. Mais comment fonctionne la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents : qu’est-ce que c’est ?
Actuellement, la tendance « zéro papier » a gagné de plus en plus de partisans. En somme, cela consiste à diminuer le plus possible d’emploi des papiers au sein des entreprises. Ceci dit, le concept de la dématérialisation consiste à convertir les données sur papier ou tout autre support matériel sur un support numérique. Notamment, via un système d’information. Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, cela ne signifie aucunement de scanner ou de numériser un document. Dans l’ensemble, la dématérialisation est un processus complet, parfois complexe pour les non-habitués. Grâce à elle, il est rendu possible de dématérialiser des factures sous format PDF générées par une Entreprise Resource Planning ou planification des ressources humaines ou ERP, des bulletins de paie émis par un système d’information ressources humaines ou SIRH, des contrats clients, etc.
De ce fait, il est envisageable de dématérialiser un ensemble de process, d'échanges ainsi que des documents. Cela englobe généralement les facturations, les devis, les contrats, les relevés bancaires, etc. L’objectif principal ici, c’est de leur procurer un statut de confidentialité, une valeur juridique ou bien de les signer. À noter que, depuis l’émission de la loi du 13 mars 2000, les dossiers électroniques jouissent désormais du même titre que les documents écrits.
Ainsi, ce genre de procédé constitue un enjeu écologique et économique important pour les sociétés. En France, par exemple, la dématérialisation a déjà débuté il y a de cela plus d’une vingtaine d’années. Celle-ci est une initiative lancée par les services du ministère des Finances. En fait, ces dernières voulaient maximiser les échanges de données avec des sociétés qui emploient d’ores et déjà les disquettes et le système informatique. Il s’agit donc d’une EDI ou une Échange de Données Informatisées effectuée entre les entreprises et l’administration fiscale. Pour plus de renseignements à ce sujet, le site universign.com est le plus indiqué.
Comment se déroule une dématérialisation de documents ?
En général, la dématérialisation des documents administratifs se déroule en deux étapes bien distinctes. Le premier étant le fait de convertir des documents en fichiers électroniques. À cet effet, il est possible d’opter pour différentes solutions, plus précisément :
- L’utilisation de logiciels gratuits permettant de dématérialiser sans appui à partir d'une photo ou bien d'un scanner. Toutefois, cette dernière peut s’avérer fastidieuse lorsque le volume à scanner est élevé. De plus, il peut être risqué pour les sociétés en cas de litige ou d’audit.
- Se mettre en contact avec des entreprises spécialisées dans la numérisation. Celles-ci se chargeront des missions de numérisation, de l’archivage et du stockage des données et, bien entendu, de l’indexation.
Compte tenu du fait que la GED ou la Gestion électroniques des documents dématérialisés représente un enjeu capital pour les entreprises, il est indispensable de penser à un système d'information ayant fait ses preuves et qui permet de gérer de manière automatique des documents numériques.
Quels documents dématérialiser ?
Théoriquement, il est possible de dématérialiser tous types de documents qui peuvent trouver leur équivalent électronique. Par conséquent, ce procédé demande des moyens. Entretenir et établir un système d’information sécurisé et fiable requiert habituellement des ressources matérielles et humaines importantes. Seulement, la majorité des entreprises ne peuvent pas se permettre de débourser un budget en plus à cet effet. De plus, bon nombre de services administratifs conçoivent, par jour, des millions de pages.
Bref, la dématérialisation est un choix adéquat pour les dossiers administratifs comme les bulletins de paie et les contrats qui génèrent un volume de stockage conséquent et qui font perdre du temps dans le traitement et la recherche.
Quels sont les avantages d’une dématérialisation ?
En supprimant les données matérielles, une firme peut gagner de la place pour d’autres documents. Vu que la dématérialisation minimise les heures de traitement des factures, des contrats et des bulletins de paie, une société peut économiser de l’argent. De même, cela peut diminuer le budget alloué aux équipements tels que l’encre, les portes documents, l’encre, …
Du fait que la facturation dite « électronique » a la même validité que les papiers, dans le cas où cette dernière est originale et authentique, plus besoin de déplacer des tonnes de dossiers. Ceci dit, quelques minutes suffisent pour retrouver un document spécifique. Côté sécurité, passer au numérique est nettement plus sécurisé. À condition, bien sûr, d’avoir un bon logiciel de sauvegarde ou d’avoir une solution d’hébergement externalisée.
Dématérialiser ses documents permet pareillement de préserver la planète et la couche d’ozone. Moins dévastatrice que les papiers, ce processus valorise l’image d’une entreprise auprès de la communauté et de ses clients.