Trouver un outil de signature adapté à vos documents

signature électronique

Le type de documents et la quantité que vous en produisez sont des facteurs qui doivent influencer votre recherche d’un logiciel de signature virtuelle. Tout dépend de vos besoins en matière de sécurité.

En quoi consiste vraiment une signature électronique ?

Il s’agit, en fait, d’une technique cryptée qui permet de signer de manière virtuelle une grande variété de documents PDF. Elle est disponible sous forme de logiciel ou d’une application à télécharger. La signature électronique sert à garantir l’authenticité et à préserver l’intégrité du fichier que l’on envoie. La première qualité de cet outil de communication est la flexibilité. Vous devez pouvoir vous servir de votre logiciel de signature électronique où que vous vous trouviez, à n’importe quel moment, et depuis différents types d’appareils (PC, tablette, smartphone…). Ainsi, vos collaborateurs, clients et partenaires seront en mesure de signer les documents que vous leur envoyez.

Quels types de documents pouvez-vous signer virtuellement ?

Un logiciel de signature électronique simple convient parfaitement aux documents tes que des lettres sans implication juridique, devis, factures, contrats d’adhésion, états des lieux, baux contrats de mission ou de travail, mandats…

Par contre, si vous nécessitez un niveau de sécurité plus élevé pour cette signature, par exemple, un contrat d’ouverture de compte bancaire, un compromis de vente immobilière, un contrat de crédit immobilier…vous devrez opter pour un logiciel de e-signature avancée. Celui-ci doit permettre d’identifier le signataire de façon formelle ; garantir que le document ne pourra être modifié et demeure irrévocable ; et qu’il a été créé via des supports exclusifs au signataire (PC, téléphone portable, tablette…).

Pour obtenir un niveau de sécurité supérieur, privilégiez un logiciel de signature virtuelle qualifiée. Ce type de signature doit être accrédité par une autorité en matière de certification (par exemple, l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).

Comment se procurer un logiciel de signature électronique ?

S’il s’agit d’un document ne nécessitant pas une certification juridique, une signature simple peut être effectuée via le module prévu à cet effet sur Windows ou sur MacOS. Pour des fonctionnalités de sécurité optimisée, il faut vous tourner vers des solutions payantes en ligne. Ces sites exigent habituellement qu’un compte d’utilisateur soit ouvert (abonnement) ; leur fonctionnement s’articule habituellement autour d’un tableau de bord que vous devez apprendre à utiliser pour envoyer et/ou recevoir des fichiers signés électroniquement. L’horodatage constitue une option de plus pour sécuriser et authentifier votre document signé électroniquement en encryptant la date de l’envoi.

Vous noterez que certains éditeurs vous offrent la possibilité de faire un essai gratuit de leur logiciel de e-signature pendant une période donnée. Ce qui s’avère une bonne option avant de vous engager dans un service payant.

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