Acheter est une action que chaque personne physique ou morale effectue systématiquement. Afin de donner une preuve de paiement d’un client en particulier, le vendeur est dans l’obligation de fournir une facture en bonne et due forme. Toujours peu connues par la majorité du public, les factures électroniques sont néanmoins très pratiques dans la vie de tous les jours. Les factures en papiers sont en effet devenues de moins en moins utilisées surtout depuis l’apparition des confinements dans le monde. Découvrir les essentiels à propos de la facture électronique reste de ce fait indispensable.
Les avantages principaux
La dématérialisation des factures grâce à l’utilisation de la version modèle électronique est un processus que la France est en train de mettre en place pour toutes les entreprises. Utiliser une alternative de ce genre offre par ailleurs plusieurs avantages non négligeables. Parmi les plus importants, ce dernier offre une meilleure compétitivité entre les entreprises. Cela est dû au fait que la charge administrative pour ce qui est de la gestion des factures est très réduite. Sachez par ailleurs qu’une facture électronique coûte moins d’un euro tandis que les versions en papiers peuvent coûter cher dans certains cas.
Sachez par ailleurs que les factures électroniques sont beaucoup plus sécurisées et facilement retraçables. Cela est particulièrement utile si vous souhaitez notamment la gestion financière des interactions avec vos clients.
Sachez par ailleurs que les factures électroniques sont idéales pour lutter contre la fraude de la TVA. En effet, les recoupements entre ventes et achats sont automatisés. Les données de chaque transaction seront par ailleurs disponibles pour chaque client. Aussi, chaque mois, toutes les entreprises doivent déclarer leurs TVA. Cette opération se retrouve grandement faciliter par l’utilisation d’une solution de ce genre. Pour plus d’informations à ce sujet, rendez-vous sur ce site.
Facture électronique : obligation ou recommandation ?
En ce moment, l’utilisation des factures électroniques n’est pas encore une obligation pour toutes les TPE et PME modernes, mais plutôt une recommandation. En effet, le destinataire peut actuellement réclamer une facture physique lors d’une transaction commerciale. La transition vers l’utilisation de la facture électronique est cependant bel et bien en marche. Par ailleurs, l’article 153 de la loi des finances pour l’année 2020 prévoit l’utilisation obligatoire de cette solution à partir de 2023.
Actuellement, le format PDF est utilisé pour chaque facture électronique signée. D’autres formats pourraient cependant surgir au fil du temps du moment qu’ils permettent aux plateformes d’extraire facilement des données. Chaque facture devra dans tous les cas ne pas être modifiable.
Quoi qu'il en soit, pour l’heure, les factures physiques ont autant de valeur que les factures électroniques.
L’importance de la signature électronique
Une facture électronique est considérée comme valide si elle contient plusieurs informations. Parmi les plus importantes, vous pouvez notamment trouver les coordonnés de l’émetteur et du client, la date et le numéro de la facture. Elle doit également intégrer des informations concernant la marchandise commercialisée : dénomination, quantité, prix… Afin d'être valide, une facture devra toujours être signée numériquement. Ce dernier a une même valeur qu’une signature physique. En effet, les avancées techniques permettent d’identifier et d’authentifier chaque signataire sur une facture électronique. L’intégrité du document signé ne peut par ailleurs pas être falsifiée et est même beaucoup plus fiable par rapport à une facture physique. La phase de signature des documents scelle par ailleurs la transaction entre les deux parties. Actuellement, de plus en plus de plateformes en lignes proposées par l’État peuvent vous aider à déposer votre signature sur les factures de votre entreprise. Des applications mobiles et logiciels de gestion sont par ailleurs disponibles pour le suivi de vos signatures électroniques.